Stappenplan - Vragenlijsten

Vragenlijsten zijn ideaal om gebruikers te betrekken bij je kwaliteitssysteem. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een leverancierbeoordeling, een cliënttevredenheidsonderzoek of een RI&E. Normity ondersteunt het opzetten, uitvoeren en evalueren van al jouw vragenlijsten.

Normity bevat uitgebreide functionaliteit op het gebied van vragenlijsten. Belangrijk daarbij is dat vragen kunnen worden hergebruikt. Een vraag is dus niet beperkt tot één vragenlijst. Je kunt een vraag met andere woorden voor meerdere vragenlijsten inzetten. Tijd om te beginnen met het onderdeel Vragenlijsten! We gaan er daarbij natuurlijk wel vanuit dat je voldoende rechten hebt om dit te in Normity te kunnen doen.

---

Voorbereiden

Ga je met vragenlijsten aan de slag? Dan is het goed om eerst wat voorbereidende stappen te nemen (of in ieder geval te overwegen). In het beheerdeel van Normity kun je zogenaamde rubrieken en categorieën toevoegen. Beiden zijn stamtabellen, respectievelijk om vragen in te delen en om vragenlijsten in te delen. Superhandig natuurlijk, zeker als je langer met Normity werkt en dus meer en meer vragen en vragenlijsten krijgt. Je beheert deze stamtabellen als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Vragenlijsten'

---

Vragen

Je kunt nu starten met het toevoegen van vragen. met het vaststellen van de vragen. We gaan er hierbij vanuit dat je de vragen in Normity zelf gaat toevoegen. Om een vraag toe te voegen, volg je deze stappen:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragen'
• Klik op de knop Nieuw

Wanneer je een vraag toevoegt, moet je vanzelfsprekend de vraag opgeven. Maar je geeft ook aan of een antwoord verplicht is of niet. Verder kun je meteen de vraag koppelen aan één of meerdere normelementen. En niet onbelangrijk: je geeft op wat voor type vraag het is. Op dit moment ondersteunt Normity de volgende vraagtypen:

• Ja / Nee
  Kies je hiervoor, dan krijgt de gebruiker bij het antwoord zogenaamde radiobuttons te zien. De gebruiker kan dan alleen kiezen uit de opties 'Ja' of 'Nee'. Is de vraag niet verplicht? Dan is ook de optie 'Niet van toepassing' beschikbaar voor de gebruiker.
• Tekstgebied
  Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een groot tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
• Tekst
  Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een klein tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
• Score
  Dit type zorgt ervoor dat de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag de mogelijkheid krijgt om een score op te geven. Deze score is een getal tussen de 1 en 5 ofwel tussen de 1 en 10.
• Borging
  Dit is een type die vooral handig is bij het vaststellen van de mate van compliancy. Kies je dit type, dan krijgt de gebruiker namelijk 3 opties (via checkboxen): afwezig, beschikbaar, geborgd.
• Meerkeuze
  In Normity kun je ook meerkeuzevragen toevoegen, vragen waarbij je de gebruiker laat kiezen uit een beperkte set met mogelijke antwoorden. Daarover hieronder meer!
• Smileys
  Dit type vraag maakt gebruik van smileys. Dit is een mooie visuele manier om van gebruikers feedback te krijgen.

Heb je eenmaal een type gekozen, dan kun je deze niet meer wijzigen voor die vraag. Je kunt natuurlijk wel een andere vraag aanmaken en deze aan één of meerdere vragenlijsten hangen.

Wanneer je een vraag aan het toevoegen bent, zal het je ongetwijfeld zijn opgevallen dat je behoorlijk wat velden te zien krijgt. Je kunt namelijk op allerlei manieren de vraag specificeren. Denk bijvoorbeeld aan de volgende opties:

• Verplicht
  Maak je een vraag verplicht, dan kan de ontvanger van de vragenlijst deze vraag niet overslaan. Wanneer het om een gesloten vraag gaat (bijvoorbeeld een Ja / Nee vraag), dan komt de optie 'n.v.t.' erbij wanneer de vraag niet verplicht is.
• Vraag naar bron
  Heb je dit veld geactiveerd, dan komt er bij de vraag een extra veld bij, waarin de ontvanger van de vragenlijst gevraagd wordt naar de bron van zijn antwoord.
• Vraag naar onderbouwing
  Heb je dit veld geactiveerd, dan komt er bij de vraag een extra veld bij, waarin de ontvanger van de vragenlijst gevraagd wordt naar een onderbouwing van zijn antwoord.
• Uploads
  Dit type zorgt ervoor dat de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag de mogelijkheid krijgt om bestanden te uploaden ter ondersteuning van zijn antwoord. Je kunt zelf via een minimum en een maximum aangeven hoeveel bestanden de gebruiker kan toevoegen.
• Documenten
  Je kunt zelf ook één of meerdere documenten koppelen aan de vraag. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld wilt dat de gebruiker een bepaald document raadpleegt voordat hij de vraag beantwoordt.

Bij specifieke vraagtypen (bijvoorbeeld ja/nee en scores) kun je ook aangeven of een vraag positief of negatief is geformuleerd. Dat klinkt misschien raar, maar denk bijvoorbeeld aan het volgende: de vraag 'hoe tevreden ben je over onze dienstverlening?' is een vraag waarbij een hogere score beter is. Terwijl de vraag 'heb je veel incidenten gehad dit jaar?' juist negatief is geformuleerd omdat een hogere score slechter is. Dit kun je hier aangeven, zodat duidelijk is of de vraag positief of negatief van aard is. Normity gebruikt dit later in de rapportage om een kleur te koppelen aan het antwoord.

---

Documenten koppelen

Hierboven gaven we al aan dat je bij een vraag kunt aangeven of de ontvanger documenten mag koppelen aan zijn antwoord. In sommige gevallen is dat natuurlijk superhandig, bijvoorbeeld wanneer je een certificaat wilt ontvangen. via de velden 'Min. aantal uploads' en 'Max. aantal uploads' kun je aangeven hoeveel documenten de gebruiker minimaal en maximaal mag koppelen. Om dit te verduidelijken drie scenario's:

• Zet je beide velden op nul, dan mag de gebruiker geen documenten koppelen
• Zet je 'Min. aantal uploads' op nul, maar 'Max. aantal uploads' op twee, dan mag de gebruiker maximaal twee documenten koppelen, maar dat is niet verplicht
• En zet je beide velden juist op twee, dan MOET de gebruiker precies twee documenten koppelen.

Heeft een ontvanger van de vragenlijst een document gekoppeld aan zijn antwoord, dan is het voor jou als beheerder eenvoudig om dit document te bekijken. Sterker nog: je kunt dit document onderdeel maken van jouw Normity omgeving! Deze documenten komen namelijk allemaal in de wachtrij terecht bij het onderdeel Documentatie. Dit zie je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Documentatie'
• Klik in het submenu op 'Documenten'
• Klik op het tabblad 'Wachtrij'

---

Meerkeuze

Zoals aangegeven kun je in Normity ook meerkeuzevragen toevoegen, vragen waarbij je de gebruiker laat kiezen uit een beperkte set met mogelijke antwoorden. Dit werkt op een iets andere manier dan de andere vraagtypen. Je maakt in dat geval namelijk in het beheer eerst een set met antwoorden, en die koppel je vervolgens aan de vraag. Klinkt vaag? Geen zorgen, we leggen het uit!

Eerst gaan we de set met antwoorden aanmaken. Dit noemen wij een selectielijst. Dit doen we in het beheerdeel van Normity, en wel als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Vragenlijsten'
• Klik op het tabblad 'Selectielijsten'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Geef een naam aan jouw selectielijst, bijvoorbeeld 'Favoriet drankje'

Heb je dit gedaan, dan kom je in het volgende scherm terecht. Hier zie je meerdere tabbladen. Op het tabblad 'Opties' kun je de verschillende antwoorden gaan beheren en op het tabblad 'Volgorde' beheer je de volgorde waarin die antwoorden worden getoond aan de gebruiker. Laten we eens wat mogelijke antwoorden gaan toevoegen aan de selectielijst. Doe hiervoor het volgende:

• Klik op het tabblad 'Opties'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Voer een antwoord in, bijvoorbeeld 'Koffie'
• Klik op Opslaan
• Herhaal dit voor alle mogelijke antwoorden, bijvoorbeeld 'Thee', 'Water' etc.

Dat ging eenvoudig! Maar we willen nu ook nog een laatste optie, namelijk om een ander, zelfgekozen antwoord op te geven. Dit kan ook. Doe hiervoor het volgende:

• Klik op het tabblad 'Opties'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Voer een antwoord in, bijvoorbeeld 'Anders, namelijk...'
• Kies bij 'vrije tekst' voor 'Ja'
• Klik op Opslaan

Afrondend kunnen we nu de antwoorden in de door ons gewenste volgorde zetten. Dit doen we door naar het laatste tabblad 'Volgorde' gaan en daar de opties in de juiste volgorde te slepen.

De lijst is nu klaar en beschikbaar om aan een vraag te worden gekoppeld. Dit doen we als volgt:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragen'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Voer de vraag in, bijvoorbeeld 'Wat is jouw favoriete drankje?'
• Kies bij 'Type' voor 'Radio'
• Kies bij 'Selectielijst' voor de zojuist aangemaakte selectielijst
• Klik op Opslaan

---

Labels in vragen

Je kunt labels gebruiken in vragen. Soms heb je een vraag, waarbij je deze per geval een heel klein beetje wilt aanpassen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je iemand een vraag wilt stellen hoe zijn vakantie is geweest. Je wilt daarbij steeds het land van bestemming kunnen aanpassen, maar de vraag blijft voor de rest ongewijzigd. In dat geval kun je toch met één vraag volstaan, gebruikmakend van labels. Dit werkt als volgt:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragen'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Voer de vraag in, bijvoorbeeld 'Hoe was jouw vakantie naar [xxx]?'
• Klik op Opslaan

Heb je de vraag toegevoegd en gekoppeld aan een vragenlijst, dan hoef je bij het verzenden van de vragenlijst aan een ontvanger pas de waarde voor het label [xxx] in te vullen.

Maar goed, verderop meer over het daadwerkelijk verzenden van vragenlijsten!

---

Vragenlijsten

Je hebt nu allerlei vragen beschikbaar. Tijd om een vragenlijst te maken, waaraan je de vragen gaat koppelen. Je zult zien, een vragenlijst is zo gemaakt! Om vragenlijsten te beheren, neem je de volgende stappen:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Klik op de knop 'Nieuw'

Je kunt ook een bestaande vragenlijst kopiëren. Dit kan handig zijn wanneer je eenzelfde soort vragenlijst vaker wilt gebruiken, maar dan met kleine aanpassingen, bijvoorbeeld een paar extra vragen. Denk bijvoorbeeld aan een leverancierbeoordeling die je voor meerdere leveranciers wilt gebruiken. Je kopieert een vragenlijst als volgt:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Klik op een bestaande vragenlijst
• Klik op de knop 'Kopieer vragenlijst'

Er verschijnt nu een popup. Hier kun je opgeven welke van de gekoppelde vragen je wilt overnemen. Ook kun je aangeven of je deze vragen gelinkt wilt hebben of gekopieerd. Kies je voor het eerste, dan worden er geen nieuwe vragen aangemaakt. Kies je voor kopiëren, dan worden er nieuwe vragen aangemaakt op basis van de bestaande vragen. Kies alleen voor kopieren als je zeker weet dat je de bestaande vragen niet gaat hergebruiken, maar nog wilt aanpassen.

Terug naar het aanmaken van de vragenlijst. Belangrijke keuzes die je bij het aanmaken van een vragenlijst maakt, zijn:

• Anoniem of niet
• Nederlands of een andere taal
• Einddatum of niet
• Welke afzender
• Welke hoofdafbeelding
• Extra beveiligingscode
• Vertrouwelijk

Naast een hoofdafbeelding, kun je een aantal andere keuzes maken in de opmaak van de vragenlijst. Zo kun je ervoor kiezen om de logging bij vragen te tonen, om een menu boven of rechts van de vragen te laten zien etc. Ons advies is om hiermee te spelen, om zo de voor jou perfecte vragenlijst te kunnen maken.

Je kon eigenlijk altijd al kiezen voor een hoofdafbeelding boven de vragenlijst. Het is nu ook mogelijk om een zelfgekozen hoofdafbeelding te uploaden. Kies bij afbeelding hiervoor de optie 'Eigen' en selecteer vervolgens een afbeelding vanaf jouw computer.

Heb je de vragenlijst aangemaakt? Dan is het tijd om de vragen aan de vragenlijst te koppelen, en vervolgens de volgorde van die vragen te bepalen.

Het koppelen van de vragen doe je als volgt:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Vragenlijsten
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Vragen

Selecteer de te koppelen vragen uit de lijst en klik op het pijltje naar rechts. Heb je veel vragen? Je kunt ook zoeken naar vragen door in de zoekbalk vlak onder het woord 'Beschikbaar' te zoeken. Ook kun je ineens meerdere vragen selecteren door de vinkjes voor de vraag te zetten en op de knop 'Voeg toe' te klikken.

Klaar? Dan hoef je alleen nog maar de volgorde van de vragen te bepalen. Doe hiervoor het volgende:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Volgorde
• Sleep de vragen in de gewenste volgorde

Heb je een vragenlijst al een keer verstuurd? Dan kun je de volgorde van de vragen nog wel wijzigen, maar je kunt geen vragen meer verwijderen of toevoegen aan de vragenlijst. Wil je dat toch doen, dan adviseren we jou om die vragenlijst te kopiëren en die nieuwe vragenlijst aan te passen.

---

Anonieme vragenlijsten

Normity ondersteunt anonieme vragenlijsten. Kies je voor een anonieme vragenlijst, dan wordt er geen relatie gelegd tussen de ontvanger en de antwoorden. De vragenlijst is dan te communiceren via een URL. Je kunt die URL aan iedere gewenste ontvanger sturen. Volgt de ontvanger die URL, dan is in Normity niet bekend wie de vragenlijst heeft ingevuld.

---

Vertrouwelijke vragenlijsten

Normity ondersteunt ook vertrouwelijke vragenlijsten. Kies je voor een vertrouwelijke vragenlijst, dan kan alleen jij de vragenlijst opvragen en de antwoorden inzien. Dit is een mooie manier om de antwoorden echt vertrouwelijk te houden. Let er wel op dat hierdoor de vragenlijst nooit meer door iemand anders kan worden opgevraagd. Dit is met andere woorden definitief. Je maakt een vragenlijst als volgt vertrouwelijk:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Maak een nieuwe vragenlijst
• Zet het veld 'vertrouwelijk' op 'ja'
• Kies voor Opslaan

---

Invoeren

Je vragenlijst is nu klaar. Tijd om de vragenlijst in te laten voeren! Je kunt een vragenlijst zelf invullen (bijvoorbeeld wanneer je de vragenlijst via een interview vult), maar je kunt de vragenlijst ook uitzetten aan één of meerdere mailadressen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad 'Invoer'
• Klik op de knop 'Nieuw'

Voer hier een titel, een toelichting, de ontvangers etc. in. Iedere ontvanger ontvangt meteen een mailtje vanuit Normity met de uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Op het tabblad Invoer zie je ook meteen de stand van zaken: welke vragenlijsten zijn afgerond, hoeveel vragen zijn er al beantwoord etc.

Gaat het om een anonieme vragenlijst? Dan is de werkwijze iets anders. In dat geval krijg je een standaard link te zien die je zelf kunt verspreiden. Je kunt in dat geval ook een QR code gebruiken die door Normity is gegenereerd. Wanneer een ontvanger de vragenlijst gaat invullen, wordt vanzelf een nieuwe invoerregel aangemaakt.

---

Beveiliging

Stuur je iemand een vragenlijst, dan ontvangt deze persoon een link per mail. Iedereen met deze link kan vervolgens deze vragenlijst opvragen. Mocht je dat ongewenst vinden (bijvoorbeeld omdat je gevoelige informatie via de vragenlijst opvraagt), dan kun je de vragenlijst beschermen met een extra beveiligingscode. Dit doe je door bij het verzenden van de vragenlijst de optie 'Beveiligingscode' te activeren.

Heb je deze optie aangezet bij een vragenlijst, dan moet je er vanzelfsprekend voor zorgen dat de ontvanger van de vragenlijst deze code ook te weten komt. Wanneer de ontvanger de vragenlijst wilt invullen, moet de code worden ingevoerd om te starten met de invoer.

Misschien denk je nu: ja maar, hoe weet ik dan die code die de ontvanger moet inzetten... Die code kun jij opvragen door op het tabblad Invoer bij de betreffende regel op het slotje te klikken. Je krijgt dan de beveiligingscode voor die verzonden vragenlijst te zien.

---

Verwerken

Als het goed is stromen de antwoorden binnen. Normity helpt je om overzicht te houden op de invoer van jouw vragenlijsten. Zo kun je zien welke vragenlijsten al volledig zijn ingevuld, wat de voortgang per gebruiker is, en welke antwoorden er zijn binnengekomen. Er zijn meerdere manieren om deze rapportages op te vragen, maar de meest gebruikte manier is als volgt:

• Klik in het menu op 'Vragenlijsten'
• Klik in het submenu op 'Vragenlijsten'
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad 'Invoer'
• Klik op de betreffende invoer

Je ziet nu meteen per ontvanger wat is ingevuld. Heb je een vragenlijst meerdere keren uitgezet, en wil je de antwoorden onderling vergelijken? Ook dat kan. Klik in dat geval op het tabblad Antwoorden.

---

Koppelingen

Een vragenlijst doe je natuurlijk niet zomaar. Niet zelden geldt zo'n ingevulde vragenlijst als bewijs voor bijvoorbeeld een bepaalde taak, wettelijke verplichting of normelement. En dus is het handig om de ingevulde vragenlijst ook daadwerkelijk te koppelen aan dat onderdeel. Je kunt in Normity een vragenlijst aan van alles koppelen, bijvoorbeeld acties, kansen, risico's, normelementen, leveranciers en wettelijke eisen. Dit doe je bij het betreffende element. Wil je bijvoorbeeld een leverancierbeoordeling in de vorm van een ingevulde vragenlijst koppelen aan een leverancier, dan doe je dit als volgt (ter illustratie):

• Klik in het menu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'
• Selecteer de betreffende leverancier
• Klik op het tabblad 'Vragenlijsten'
• Koppel de bijbehorende vragenlijst

Met al die koppelingen kan het wel eens gaan duizelen. Het goede nieuws is dat je ook bij de vragenlijsten zelf meteen kunt zien aan welke elementen een ingevoerde vragenlijst allemaal is gekoppeld. Zo weet je meteen waar deze is ingezet!