Stappenplan - Belanghebbenden

In het kader van kwaliteitsmanagement is het vaak nodig om een overzicht op te stellen van jouw belangrijkste belanghebbenden, inclusief de eisen die zij aan jouw organisatie stellen (en soms ook die jij aan hen stelt). En dat is precies wat je in de module Belanghebbenden kunt vastleggen!

In deze stap-voor-stap uitleg leggen we je uit hoe je belanghebbenden kunt toevoegen, bewerken en verwijderen. Ook laten we je zien hoe je de eisen die belanghebbenden aan jouw organisatie stellen kunt vastleggen. En natuurlijk laten we zien waar je deze belanghebbenden vervolgens aan kunt koppelen.

Gebruik voorbereiden

In het onderdeel basisinformatie stonden we hier al bij stil, maar ook voor belanghebbenden zijn er de zogenaamde stamtabellen die je kunt gebruiken. In het geval van de belanghebbenden zijn dit alleen de labels. Labels zijn niet verplicht. Meer informatie hierover vind je bij de basisinformatie.

Belanghebbenden beheren

Je bepaalt zelf welke belanghebbenden je wilt toevoegen. We komen in de praktijk nog wel eens tegen dat de belanghebbenden gewoon in een document zijn opgenomen, die vervolgens is toegevoegd in de module Documentatie. Niets mis mee, maar het nadeel hiervan is dat je niet eenvoudig koppelingen kunt leggen tussen de individuele belanghebbenden en bijvoorbeeld hun eisen. Of labels. Of documenten. Wij gaan er hier dan ook vanuit dat je de belanghebbenden beheerd via Normity zelf. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Belanghebbenden'

Je ziet daar het overzicht met de belanghebbenden die al zijn toegevoegd. Ook kun je hier nieuwe belanghebbenden toevoegen. Wat meteen opvalt in het overzicht zijn de balken die aangeven wat het belang, de invloed en de relevantie is van iedere belanghebbende.

Dat verdient een korte toelichting:

Voeg je een belanghebbende toe, dan zijn er een aantal velden die je kunt invullen. Eén van die velden is het type belanghebbende. Deze indeling kun je niet zelf kiezen, maar is altijd beperkt tot intern, extern of interface. Dat laatste zijn belanghebbenden die een interface vormen tussen de interne en externe belanghebbenden (een accountmanager, een toezichthouder, ketenpartners etc.). In de meeste gevallen volstaat het onderscheid intern en extern.

Eisen vastleggen

Per belanghebbende kun je eisen vastleggen. Welke eisen je vastleggen is meestal afhankelijk van de scope van je managementsysteem. Ben je bijvoorbeeld bezig met ISO 27001, dan gaat het om eisen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Houd daar dus rekening mee. Eisen beheer je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Belanghebbenden'
• Klik op de naam van een belanghebbende
• Klik op het tabblad 'Eisen'

Per eis kun je ook de relevantie van die eis vastleggen. Op die manier kun je op een eenvoudige manier een weging aanbrengen in de eisen van de belanghebbenden. Wil je een overzicht van alle eisen van alle belanghebbenden? Dat kan ook! Doe in dat geval het volgende:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Belanghebbenden'
• Klik op het tabblad 'Eisen'