Stappenplan - Monitor

De Monitor (ja, met een hoofdletter!) is uniek aan Normity. Je kunt de Monitor zien als het brein dat jouw managementsysteem continue in de gaten houdt. Het vormt de ideale basis om verbeterpunten te vinden, als startpunt voor een directiebeoordeling of voor managementrapportages. We vertellen je op deze pagina graag meer over de Monitor!

Eerst maar eens even wat de Monitor precies inhoudt. In jouw Normity omgeving houd je van alles bij: risico's, bewijslast, documenten, gebruikers, bedrijfsmiddelen, belanghebbenden, acties, taken en nog veel meer. Al deze onderwerpen zijn onderdeel van jouw managementsysteem. En het is soms verdraaid lastig om al die continu bewegende onderdelen centraal in de gaten te houden. Terwijl dat nou juist de uitdaging is van een succesvol managementsysteem. De Monitor doet precies dat.

De Monitor is een apart menu-item binnen Normity die speciaal is ontworpen om deze complexe taak te vereenvoudigen en te centraliseren. De Monitor verzamelt en analyseert hiervoor continu de gegevens van tientallen criteria. Welke criteria dat zijn wordt deels bepaald door de modules die binnen jouw Normity omgeving actief zijn en deels bepaald door jezelf.

De Monitor werkt daarbij als volgt:

• De Monitor bestaat voor iedere organisatie uit meerdere criteria
• Voor ieder criterium kun je 0, 1 of 2 punten verdienen
• Hoeveel punten je verdient is afhankelijk van de grenswaarden
• Per criterium geldt bovendien een wegingsfactor die bepaalt hoe zwaar het criterium meetelt in de totaalscore
• De totale score wordt berekend op basis van deze factoren
• De totale score wordt omgerekend naar een rapportcijfer
• Dit rapportcijfer wordt weergegeven op het dashboard
• Iedere maand worden de scores van de criteria opgeslagen

Doordat de scores en het rapportcijfer maandelijks wordt vastgelegd, krijg je een mooi beeld van de voortgang en ontwikkeling van jouw managementsysteem. Dat klinkt misschien nog wat cryptisch, dat snappen we. Tijd om het concreet te maken.

Monitor instellen

Voor het instellen van de Monitor heb je beheerrechten nodig. We gaan er hier vanuit dat je deze hebt. Om de Monitor in te stellen doe je dan het volgende:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Monitor'

Onderstaand scherm verschijnt dan. Je vindt hier onder elkaar alle criteria die voor jouw Normity omgeving actief zijn. Waarschijnlijk zijn dat er tientallen. Heb je een module niet geactiveerd? Dan zijn de criteria die daarbij behoren ook niet actief.

Per actief criterium zie je de grenswaarden en de wegingsfactor. Deze kun je zelf aanpassen. Zo is er bijvoorbeeld een criterium voor het totaal aantal documenten in jouw managementsysteem. Als je ervoor gekozen hebt om alle documenten buiten Normity op te slaan, is het verstandig om deze grenswaarden hierop aan te passen.

Heb je een aanpassing gedaan en op 'Opslaan' geklikt? Dan zie je meteen bovenaan deze pagina het aangepaste rapportcijfer. Zo krijg je ook meteen een goed gevoel bij de impact van jouw aanpassingen.

Werking Monitor

Heb je daarvoor de rechten gekregen, dan vind je in het linkermenu het menu-item 'Monitor'. Klik je daarop, dan kom je in het overzichtsscherm van de Monitor. Dit scherm bevat standaard de volgende onderdelen:

1. Rapportcijfer
   Je ziet hier meteen het actuele rapportcijfer. Op basis van de grenswaarden en de wegingsfactoren wordt een rapportcijfer tussen de 0 en de 10 berekend en getoond. Dit rapportcijfer wordt maandelijks automatisch opgeslagen. Gebruik je Normity al langer? Dan zie je rechts van het rapportcijfer een grafiek met de maandelijkse ontwikkeling van het rapportcijfer.
2. Kengetallen
   Direct onder het rapportcijfer vindt je allerlei informatieblokken met kengetallen. Vanzelfsprekend zijn deze afhankelijk van de modules die in jouw omgeving actief zijn. Denk aan kengetallen als 'percentage documenten over tijd', 'aantal bedrijfsmiddelen die EOL (End-Of-Life) zijn' en 'aantal belanghebbenden zonder eisen'.
3. Tips
   Heb je niet alle punten verdiend op een criterium, dan ligt daar meteen een verbeterpunt. De Monitor geeft je tips om deze stuk voor stuk op te pakken. Deze zijn bovendien al voor jou gesorteerd op belangrijkheid, dus je kunt gewoon meteen bovenaan beginnen!

Misschien was het je al opgevallen, maar het scherm bevat ook een aantal tabbladen. Deze tabbladen geven jou de mogelijkheid om verder in te zoomen op een bepaald onderwerp. Klik je op een tabblad, dan zie je de criteria die daarbij horen, inclusief de daarbij behorende detailinformatie. Zo kun je nog beter inzoomen op de verbeterpunten!

Op iedere eerste dag van de maand worden de scores op criteria en het rapportcijfer automatisch opgeslagen. Zo kun je de ontwikkeling van jouw managementsysteem over tijd volgen.

Berekening

Met behulp van de tips en de kengetallen kun je goed sturen waar je verbeteringen moet doorvoeren. Maar soms is het ook wel even fijn om gewoon te kunnen zien welke berekening Normity heeft toegepast voor het rapportcijfer. Doe hiervoor het volgende:

• Klik in het linkermenu op 'Monitor'
• Klik op het tabblad 'Berekening'

Hier zie je per criterium (voor zover deze van toepassing is op jouw managementsysteem) precies hoe deze tot stand is gekomen. De volgende kolommen zijn daarbij vooral relevant:

1. 0 - 1
   Wat is de grens tussen de score 0 en 1?
2. 1 - 2
   Wat is de grens tussen de score 1 en 2?
3. Weging
   Hoe zwaar weegt de score voor dit criterium mee?
4. Meetwaarde
   Wat is de feitelijk geconstateerde meetwaarde?
5. Score
   Wat is de score die hieruit voortvloeit?

We doen even een voorbeeld om duidelijk te maken hoe dit precies werkt. We gebruiken hiervoor het volgende criterium en leggen daarna even uit wat dit precies betekent:

De grenswaarden laten zien welke score volgt uit de gemeten waarde. Hebben we 6 of meer incidenten gemeten? Dan krijg je de score 0. Tussen de 2 en de 6 krijg je 1 punt, en zit je op 2 of lager, dan krijg je de volle 2 punten. Je ziet hier dat het feitelijke aantal incidenten 5 is, en dus krijg je op dit onderdeel een score van 1. De weging 4 betekent dat deze score 4x meetelt bij de uiteindelijke vaststelling van het rapportcijfer.

Dezelfde berekening wordt voor ieder criterium gemaakt. Dit resulteert in een hele lijst scores, ieder met een eigen weging. Dit wordt door Normity automatisch omgerekend naar een rapportcijfer tussen de 0 en de 10.

Dashboard informatie

We hadden het hierboven al even over de informatieblokken met kengetallen. Je bepaalt zelf welke van deze informatieblokken je graag op je eigen persoonlijke dashboard wilt zien. Ga hiervoor naar je algemene dashboard. Als het goed is zie je hier een blok genaamd Monitor. Zie je daar nog geen informatieblokken of wil je de informatieblokken wijzigen? Klik dan op de knop 'Wijzig'. Er verschijnt dan een popup waarin je zelf de blokken kunt kiezen. Dus nog even op een rijtje:

• Klik in het linkermenu op 'Dashboard'
• Klik in het blok 'Monitor' op 'Wijzig'
• Selecteer de gewenste informatieblokken
• Klik op 'Opslaan'