Stappenplan - Incidenten

Incidenten kunnen overal optreden binnen jouw organisatie. In alle soorten en maten. Of het nu een valpartij is, schade aan de voorraad of een datalek, al deze incidenten wil je zorgvuldig oppakken. Om ervoor te zorgen dat het netjes wordt opgevolgd, maar ook om ervoor te zorgen dat het niet opnieuw kan gebeuren. De module Incidenten in Normity helpt je daarbij.

Wil je de module Incidenten gaan gebruiken, dan moet je deze module natuurlijk eerst activeren. Je leest hier hoe je de module activeert (mocht je dat nog niet gedaan hebben). Heb je de module geactiveerd? Dan kun je de incidenten als volgt opvragen:

• Klik in het menu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Incidenten'

Gebruik voorbereiden

Er zijn verschillende zaken relevant, maar het meest belangrijke om te starten is het opzetten van de zogenaamde incidenttypen. Dit is een stamtabel voor het categoriseren van incidenten. In het onderdeel basisinformatie besteden we hier meer uitgebreid aandacht aan. We verwijzen je dan ook graag naar dit onderdeel.

Incidenten toevoegen

Je kunt als beheerder natuurlijk incidenten toevoegen aan Normity. Maar je kunt ook al je medewerkers toegang geven, zodat ze zelf incidenten kunnen melden. De optie om medewerkers zelf incidenten te laten melden, zet je zelf aan (of uit). Je doet dit als volgt:

• Klik rechtsboven op je naam
• Klik in het submenu op 'Instellingen'
• Klik op de tab 'Klant'
• Klik onderaan het formulier bij 'Incident melden' de juiste waarde aan

Je hebt nu voor medewerkers (mits deze als gebruiker aan Normity zijn toegevoegd) de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om een incident te melden. Een belangrijke stap! Wanneer zij inloggen verschijnt altijd bovenin Normity een knop om een incident te melden.

Het formulier om een incident te melden is voor een medewerker een stuk eenvoudiger dan voor een beheerder. Dat heeft er alles mee te maken dat je voor de medewerkers geen drempels op wilt werpen om een incident te melden. Eerst melden, daarna zoeken we samen uit wat precies het probleem is.

Incidenten ontvangen

Wanneer een nieuw incident wordt gemeld in Normity, wil je natuurlijk graag dat de juiste mensen hiervan op de hoogte worden gesteld. Normity biedt jou twee manieren om dit te bepalen. Je kunt dit bepalen aan de hand van het incidenttype of je legt een algemene lijst aan van medewerkers die dit moeten ontvangen. Respectievelijk: per type of per gebruiker. Welke methode je toepast, bepaal je zelf. Dit doe je als volgt:

• Klik rechtsboven op je naam
• Klik in het submenu op 'Instellingen'
• Klik op de tab 'Klant'
• Klik bij 'incidenten mailen' de juiste waarde aan

Heb je ervoor gekozen om het per gebruiker te doen, dan kun je bij de medewerker gegevens aangeven of deze persoon een mail van een incident moet ontvangen. Het maakt daarbij dus niet uit om welk type incident het gaat: deze medewerker(s) krijgen altijd een mailtje bij een nieuw incident. Dat werkt bijvoorbeeld prima in kleinere organisaties. Je stelt dit als volgt in:

• Klik in het hoofdmenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Gebruikers'
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Klik bij 'incidenten mailen' de juiste waarde aan

Je kunt er ook voor kiezen om de ontvangst van incidenten te regelen per type. In dat geval leg je per type incident vast wie deze moeten ontvangen. Dit is ideaal als je organisatie wat groter is. Je kunt er dan voor kiezen om bijvoorbeeld alleen (mogelijke) datalekken te sturen aan de Privacy Officer. Dit stel je als volgt in:

• Klik in het hoofdmenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Incidenttypen'
• Selecteer het betreffende incidenttype
• In het veld ontvangers selecteer je de ontvangers

Incidenten analyseren

Net als bij het verbeterregister kun je bij een incident de analyse vastleggen in Normity. In Normity is hiervoor de zogenaamde 4-O methodiek toegepast. Dat betekent dat je bij een incident kunt vastleggen wat de Oorzaak, Omvang, Oplossing en de Operationaliteit is. Op basis daarvan kun je vervolgens maatregelen, acties, taken etc. in Normity gaan toevoegen. Je opent de analyse bij een incident als volgt:

• Klik in het hoofdmenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Incidenten'
• Selecteer het betreffende incident
• Klik op de tab 'Analyse'

Daar hoort over het algemeen ook bewijslast bij. Dit kun je vastleggen bij het tabblad Documenten van hetzelfde incident. Of natuurlijk in het toelichtingveld bij het incident, afhankelijk hoe ernstig het incident was.

Koppelingen

Een incident staat vrijwel nooit op zichzelf. Vaak is er relevante documentatie (bijvoorbeeld voor de bewijslast), er zijn wellicht vervolgacties die je hebt gedefinieerd, incidenten zijn gekoppeld aan bepaalde bedrijfsmiddelen, applicaties, acties, klachten, normelementen, documenten etc. Al deze koppelingen kun je natuurlijk ook eenvoudig in Normity bijhouden. Dit kan ofwel op het eerste tabblad van het incident ofwel in de vervolgtabbladen. De tabbladen spreken over het algemeen voor zich.

Incidenten importeren

Normity biedt jou de mogelijkheid om incidenten te importeren. Ideaal wanneer je op dit moment nog gebruik maakt van een ander systeem om jouw incidenten in te registreren. Dit kun je zo vaak doen als je wilt! Je importeert incidenten als volgt:

• Klik in het hoofdmenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Importeren'
• Klik op de tab 'Incidenten'
• Download de template
• Volg de instructies van het template
• Upload de gevulde template
• Klik op de knop 'Importeer'

Je incidenten worden nu geïmporteerd. En mocht er toch een foutje geslopen zijn in jouw gevulde Excelbestand, geen probleem. Normity vertelt je in dat geval precies welk veld niet juist is ingevuld. Na het maken van de aanpassingen kun je het document alsnog importeren.