Stappenplan - Toepasselijkheid

We zijn nu aangekomen bij de toepasselijkheid. Bij de toepasselijkheid geef je aan welke normelementen op jouw organisatie van toepassing zijn en wat de scope is van jouw normering(en). Het is de vraag of dit voor jouw organisatie relevant is. Zo gebruik je wellicht Normity zonder normen (dat kan namelijk) of heb je alleen normen die altijd in zijn geheel altijd van toepassing zijn. In die gevallen kun je deze stap overslaan.

Het is belangrijk om de stap van de toepasselijkheid als een van de eerste stappen te zetten wanneer je met Normity aan de slag gaat. Standaard staan normelementen namelijk op niet van toepassing. En dat betekent ook automatisch dat je die normelementen niet terug ziet komen op andere plekken in Normity. Pas als je die normelementen van toepassing hebt verklaard, zijn ze beschikbaar op die andere plekken.

Toepasselijkheid

Bij verschillende normen (bijvoorbeeld de ISO 27001 en ISO 20252) moet je de toepasselijkheid bepalen. Dan geef je dus netjes per normelement aan of het normelement voor jouw organisatie geldt. Dit doe je dus normelement voor normelement. Per normelement geef je het volgende aan:

• Toepasselijk ja /nee
• Indien ja:
  • Uitbesteed ja /nee
  • Geïmplementeerd ja /nee (optioneel)
  • Basis voor de toepasselijkheid:
    • Wet- en regelgeving
    • Contractuele eis
    • Risicoanalyse
    • Bedrijfeis
• Indien nee:
  • Reden niet van toepassing
• Toelichting

In de praktijk spreekt dit grotendeels voor zich en ben je er eenmalig snel doorheen. Bedenk wel dat de hierop gebaseerde verklaring van toepasselijkheid een belangrijke basis vormt voor de externe audit. Zorg er dus wel voor dat je de toepasselijkheid zorgvuldig invult. Bovendien moet je vaak de toepasselijkheid actualiseren, bijvoorbeeld na een risicoanalyse of een belangrijke wijziging in jouw organisatie.

VVT exporteren

In Normity kun je een export maken van de VVT. Superhandig, want de kans is groot dat een auditor, toezichthouder of actieve klant of leverancier hier op een gegeven moment om gaat vragen. Dan weten ze immers wat jullie wel en niet van toepassing hebben verklaard en meer. Om dat te doen doorloop je de volgende stappen:

• Klik in het menu op 'Norm'
• Klik vervolgens in het menu op 'Toepasselijkheid'
• Klik op 'Exporteer'

Dat is het al! Je krijgt dan direct de VVT in Excelformaat.

Scope

Voor ieder normenkader dat je inzet kun je in Normity ook de scope vastleggen. In principe is dat - net als de toepasselijkheid - iets dat je één keer doet, en daarna niet zo vaak meer zult aanraken. Je kunt de scope in een document vastleggen, maar ook gewoon direct in Normity zelf. Doorloop daarvoor de volgende stappen:

• Klik in het menu op 'Norm'
• Klik vervolgens in het menu op 'Scope'
• Selecteer het tabblad van de gewenste norm
• Maak de gewenste aanpassingen

Iedere keer dat je de scope wijzigt, wordt er een nieuwe versie van de scope aangemaakt. Dit betekent dat je eerdere versies van de scope kunt raadplegen en vergelijken. Voor sommige audits kan dit van belang zijn. Heb je meerdere versies van de scope, dan kun je deze eenvoudig terugvinden onder de scope via de knop 'Vorige versies'.