Stappenplan - Verbeterregister

In Normity is een verbeterregister beschikbaar. In het verbeterregister houd je bij welke verbeteringen je doorvoert binnen de organisatie of het managementsysteem. Dit past ook helemaal bij de zogenaamde PDCA cyclus en het achterliggende concept van de continue verbetering.

Zo'n verbetering kan overal vandaan komen: een risicoanalyse, een directiebeoordeling, een audit etc. Al deze verbeteringen (en de voortgang daarvan) houd je bij in het verbeterregister. Je opent het verbeterregister als volgt:

• Klik in het menu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Verbeterregister'

Of je een verbeterregister gaat bijhouden is een keus. Deze wordt voor een deel door de norm bepaalt, maar ook door de keus die je als organisatie maakt. Je kunt er in Normity ook voor kiezen om geen apart verbeterregister bij te houden, maar de verbeteringen direct als acties vast te leggen.

Zie je het menu-item 'Verbeterregister' niet? Dan heb je ofwel geen rechten gekregen op de module, of de module is voor jouw organisatie niet geactiveerd. Vraag in dat geval aan de beheerder om dit aan te passen.

Gebruik voorbereiden

Ook bij deze module is het goed om het gebruik voor te bereiden. Een belangrijke stap is de indeling in zogenaamde verbeterregistertypen (Scrabble woord). Dit doe je via het beheer, en wel als volgt:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Kies nu de tegel 'Verbeterregister'
• Klik op het tabblad 'Verbeterregistertypen'

Je kunt hier meer over lezen in het onderdeel basisinformatie.

Verbeteringen toevoegen

Zoals gezegd houd je in het verbeterregister de mogelijke verbeteringen bij die je als organisatie kunt doorvoeren. Tijd om een eerste verbetering in te voeren in Normity! Je doet dit als volgt:

• Klik in het menu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Verbeterregister'
• Klik op de knop 'Nieuw'

Wanneer je de verbetering oppakt, kun je allerlei informatie aan de verbetering toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan gerelateerde applicaties (mits je deze aan Normity hebt toegevoegd), documentatie en natuurlijk acties. Die acties zijn met name belangrijk, omdat je via acties de verbetering concreet maakt. En natuurlijk biedt Normity een logboek, zodat je altijd ziet wie wat heeft gedaan.

Verbeteringen analyseren

Wil je een verbetering goed kunnen oppakken, dan is een grondige analyse van de verbetering een voorwaarde. In Normity kun je de analyse vastleggen. We gaan daarbij uit van de zogenaamde 4-O methodiek: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. Meer informatie over de 4-O methodiek vind je hier. Deze analyse kun je als volgt vastleggen:

• Klik in het menu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Verbeterregister'
• Selecteer de verbetering
• Klik op het tabblad 'Analyse'

Bij ieder veld heb je een toelichting, zodat je weet wat daar verwacht wordt. Beweeg met je muis over het icoontje achter het veld om de toelichting te lezen.

Koppelingen

Je kunt - net als met andere items in Normity - items uit het verbeterregister koppelen aan allerlei andere items uit Normity. Denk hierbij bijvoorbeeld aan normelementen, applicaties, incidenten, acties, risico's, documenten enzovoorts. Deze zijn allemaal te koppelen via tabbladen bij de leverancier zelf of op het eerste tabblad van het item. En zoals altijd: je kunt een item pas verwijderen als je alle koppelingen hebt verwijderd!

Reminders versturen

In het eerste tabblad van het verbeterregister item leg je vast wie voor de uitvoering verantwoordelijk is. Dit kan zowel een persoon als een functie zijn. Je kunt op diezelfde plek ook meteen reminders vastleggen. Je geeft daarbij op hoeveel weken voor het bereiken van de streefdatum de verantwoordelijke(n) een reminder per mail moeten ontvangen. Zie bijvoorbeeld onderstaande situatie via het screenshot:

Dit betekent dat de 6 medewerkers die gekoppeld zijn aan de functie 'Beleidsondersteunend Medewerkers' 4 weken voor de streefdatum een reminder krijgen. Is de status van het verbeterregisteritem nog steeds 'Open', dan ontvangt diezelfde groep 3 weken later (namelijk 1 week voor de streefdatum) opnieuw een herinnering. En heeft het item op de streefdatum nog steeds de status 'Open'? Dan wordt er nogmaals een herinnering verzonden aan de personend die gekoppeld zijn aan de functie.

Verbeteringen melden

De meest eenvoudige manier om een nieuw item toe te voegen, is via het linkermenu (zoals hierboven beschreven). Maar wist je dat je ook een eenvoudig formulier aan gebruikers beschikbaar kunt stellen om snel een melding te doen? Dit doe je als volgt:

• Klik rechtsboven op jouw naam
• Klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'
• Klik op het tabblad 'Klant'
• Zoek op 'Item voor verbeterregister melden'
• Activeer deze optie

Je kunt bij het beheren van de verbeterregistertypen zelf kiezen welke typen op dit formulier gemeld kunnen worden via de optie 'Op gebruikersformulier'.

Verbeteringen importeren

Voor het verbeterregister is ook een importfunctie beschikbaar. Daarmee kun je snel vanuit een andere bron Normity vullen met al bestaande items. Dit is vanzelfsprekend met name interessant wanneer je net gestart bent met Normity.