Stappenplan - Leveranciers

Iedere organisatie kent leveranciers. Organisaties doen er goed aan om goed grip te krijgen en te houden op deze leveranciers. Met een mooi woord: 'Supplier management'. Dit is bij verschillende normenkaders ook een belangrijk onderdeel, bijvoorbeeld bij de ISO 9001, ISO 27001, BIO en NEN 7510. Genoeg reden om eens te kijken naar de module Leveranciers van Normity. Want daar kun je die leveranciers uitstekend vastleggen en beheren. Hoe, dat gaan we je hieronder vertellen.

Ook hier kies je er zelf voor hoe je deze module in wilt zetten. Wil je hier alleen het broodnodige in vastleggen omdat je al een andere omgeving hebt waarin je je leveranciers beheert? Helemaal goed! Misschien ga je juist voluit en ga je alles vastleggen in Normity. Nog beter! Meer over dit soort keuzes kun je lezen in onze Getting Started.

Gebruik voorbereiden

Ook bij deze module is het goed om het gebruik voor te bereiden. Een belangrijke stap is de indeling in zogenaamde leveranciertypen. Dit doe je via het beheer, en wel als volgt:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Kies nu de tegel 'Leveranciers'
• Klik op het tabblad 'Leveranciertypen'

Je kunt hier meer over lezen in het onderdeel basisinformatie. Ook in de instellingen zijn er een paar relevante instellingen voor het onderdeel Leveranciers. We verwijzen je dan ook graag naar deze onderdelen.

Leveranciers registreren

Je kunt je leveranciers op de volgende wijze in Normity toevoegen, wijzigen of verwijderen:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'

Je komt dan direct in het overzicht terecht met alle eerder geregistreerde leveranciers. Klik je vervolgens op de knop 'Nieuw', dan kun je direct een nieuwe leverancier registreren.

Leverancierbelang vastleggen

Hoe belangrijk is een leverancier voor jou als organisatie? Die vraag is om meerdere redenen belangrijk. Het bepaalt misschien de frequentie van communicatie, de keuze voor leverancierbeoordelingen en de manier waarop je de relatie met de leverancier beheert. Hoe dan ook, in Normity kun jij per leverancier het belang vastleggen. Dit kun je op twee manieren doen:

• Bij de details van de leverancier zelf
• Door de leveranciers te markeren

Om met die eerste optie te beginnen: je kunt het belang van de leverancier vastleggen door naar de details van de leverancier te gaan en daar aan te geven wat het belang van die leverancier is.

Het mooie is: je kunt het belang van de leverancier ook visueel inzichtelijk krijgen. Klik bij een leverancier maar eens op het tabblad genaamd 'Belang'. Je ziet dan in een grafiek precies op welke momenten het belang van de leverancier is vastgelegd en hoe deze zich in de tijd heeft ontwikkeld.

Er is ook een tweede manier om het belang van een leverancier vast te leggen: door de leveranciers te markeren. Dat betekent eigenlijk alleen maar dat je een aantal leveranciers selecteert uit de totale lijst met leveranciers. Dit is iets eenvoudiger, maar kan wellicht al voldoende zijn. Misschien gebruik je bijvoorbeeld de markering alleen maar om aan te geven bij welke leveranciers je een leverancierbeoordeling gaat uitvoeren. Het markeren doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'
• Klik op de knop 'Markeer'
• Selecteer de leveranciers die je wilt markeren

Iedere leverancier die je hebt gemarkeerd is nu in het overzicht voorzien van een ster, zodat je meteen ziet welke leveranciers belangrijk zijn voor jou.

Contactpersonen beheren

Gebruik je ook de module Contactpersonen, dan kun je daar geregistreerde contactpersonen koppelen aan leveranciers. Daarbij kun je per contactpersoon aangeven welke relatie zij hebben tot de leverancier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan relaties als 'accountmanager', 'inkoper' of 'technisch contactpersoon'. Contactpersonen koppelen aan een leverancier doe je als volgt (ervan uitgaand dat de contactpersoon dus al is toegevoegd in de module Contactpersonen):

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'
• Klik op de leverancier waaraan je een contactpersoon wilt koppelen
• Klik op het tabblad 'Contactpersonen'
• Selecteer een bestaand contactpersoon en geef de relatie aan tot de leverancier

Koppelingen

Je kunt - net als met andere items in Normity - ook leveranciers koppelen aan allerlei andere items. Hierboven noemden we al de contactpersonen, maar denk ook aan bijvoorbeeld applicaties, bedrijfsmiddelen, acties, documenten en vragenlijsten. Deze zijn allemaal te koppelen via tabbladen bij de leverancier zelf. En zoals altijd: je kunt een leverancier pas verwijderen als je alle koppelingen hebt verwijderd!

Rol als (sub)verwerker

Een leverancier kan een verwerker of zelfs een subverwerker zijn. Of dit het geval is, geef je aan bij de leverancier zelf, en wel als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'
• Selecteer de leverancier
• Geef aan of de leverancier (sub)verwerker is

Leveranciers exporteren

Heb je een overzicht met leveranciers nodig buiten Normity? Geen probleem, je kunt direct een export maken. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Leveranciers'
• Maak eventueel een selectie
• Klik op de knop 'Exporteer'