Aan de slag met ISO 9001? Voordat je de norm element voor element doorloopt is het goed om een aantal praktische tips ter harte te nemen — over draagvlak, documentatie, interne audits en continue verbetering. In dit artikel delen we de belangrijkste lessen voor een succesvolle ISO 9001-implementatie.
De ISO 9001. Sommige organisaties zweren erbij, anderen zien het als een noodzakelijk kwaad. Maar hoe je het ook ziet, feit is dat de ISO 9001 jouw organisatie een flinke boost kan geven. En misschien is het ook helemaal niet erg dat je in de beginfase nog niet de voordelen ziet. Soms moet je eerst de stapjes zetten voordat je kunt leren dansen. En laat dat nou precies zijn wat de ISO 9001 doet: jou in beweging zetten.
Feit blijft dat je niet op een verloren zondagmiddag een ISO 9001 certificering kunt regelen. Ook niet met een paar mensen. Er komt veel bij kijken. Heel veel. In deze blogserie staan we per normelement stil bij de valkuilen en geven we praktische tips. Maar voordat het zover is, willen we jullie alvast onze persoonlijke 10 regels meegeven voor een succesvolle ISO 9001 certificering!
Het zal je misschien verbazen hoe vaak we het tegenkomen: organisaties die hun documentatie in allerlei verschillende huisstijlen hebben staan. Een allegaartje van lettertypes, kleuren en logo’s. En dat terwijl het zo simpel is: zorg voor een nette, uniforme huisstijl. Dat maakt het niet alleen overzichtelijk, maar ook professioneel. Ideaal voor jezelf, voor de auditor en zeker ook voor je medewerkers.
Hoe langer je met normen werkt, hoe meer vertrouwd je gaat raken met de betekenis van het begrip 'continue verbetering'. Ook een ISO 9001 certificering is niet iets dat je eenmalig haalt en daarna kunt laten versloffen. Het verdient continue aandacht en liefde. En dat betekent meteen dat niet alles meteen perfect hoeft te zijn. Het is een systeem dat je inricht en dat je gaandeweg steeds verder perfectioneert.
Eén van de valkuilen bij het opzetten van jouw ISO managementsysteem is de fijne lijn tussen ambitie en realiteit. Er is binnen de ISO 9001 meer dan voldoende ruimte voor ambitie: in doelstellingen, kansen, verbeterpunten. Maar het is net zo belangrijk dat je beschrijft wat je doet. En dat is niet altijd hetzelfde als wat je zou willen doen. Een procesbeschrijving is geen wensenlijstje, maar een weergave van de werkelijkheid.
Het opzetten en beheren van een ISO 9001 systeem is specialistenwerk. Je hebt de kennis nodig van de betekenis van de normelementen. Je moet weten op welke manier een auditor je systeem beoordeelt etc. En dat kun je zeker leren, maar het is ook een kwestie van ervaring. Maak dus gebruik van een stukje externe ondersteuning, al is het maar om periodiek even gezamenlijk de weg voorwaarts te bepalen. Dan kom je er in ieder geval niet pas bij de interne audit achter dat je ergens een verkeerde afslag hebt genomen.
Oke, oke, we preken hier wel een beetje voor eigen parochie. Maar het is ook echt zo: software maakt het leven van een kwaliteitsmanager een stuk makkelijker. Het helpt je om overzicht te houden, om documenten te beheren, om taken uit te zetten, om te communiceren over voortgang etc. etc. In een werkend managementsysteem hangt alles met elkaar samen, en dat los je niet even op in een mooi Excelbestandje. Dus, gebruik software. En als je dan toch aan het kiezen bent, overweeg dan serieus om met Normity in zee te gaan.
ISO 9001 is geen feestje van de aangewezen kwaliteitsmanager. ISO 9001 is als het goed is het feestje van de complete organisatie. Het is dan ook niet meer dan logisch dat in de ISO 9001 een belangrijke (en actieve!) rol is weggelegd voor het management. En terecht. Want zij waken immers over de kwaliteit, zij kunnen middelen beschikbaar maken, zij kunnen de organisatie in beweging zetten.
Soms voelt het werken aan de ISO 9001 als een hele lange takenlijst: maak een procesbeschrijving, voer een interne audit uit, bepaal de context van de organisatie etc. In werkelijkheid is het een systeem dat nauw met elkaar verbonden is. Dat er allerlei paden lopen van stakeholders, naar wensen, naar risico's, naar doelstellingen etc. Zie deze verbanden, en het helpt je direct om kwaliteit nog beter vorm te gaan geven binnen jouw organisatie. Beloofd!
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen. In de norm staat immers precies wat je moet doen. En hoe je dat moet doen. En ook waarom je het moet doen. Toegegeven, het is geen lichte kost. Het zal energie kosten om de norm echt te doorgronden. Maar het is ook de moeite waard. Ook dit zorgt ervoor dat de ISO 9001 meer gaat betekenen dat een takenlijstje of een certificaat aan de muur. Opnieuw: beloofd!
Opsluiten in een kamertje en hard werken aan de ISO certificering. We zien het zo vaak gebeuren. En eigenlijk is het dan een 'self-fulfilling prophecy' (sorry voor het Engels). Want als je het niet deelt, dan is de kans groot dat het ook niet gaat leven. En blijft het voelen als het feestje van een paar mensen. Dus doe het anders: schreeuw het van de daken! Maak mensen enthousiast! Laat ze meedenken! Geef ze inspraak!
Organisaties hebben een bestaand software landschap. Vaak met programma's als Teams, SharePoint, Google Drive, ERP systemen, Wiki's, JIRA etc. etc. De vraag is dan: waar sla je de documenten op die behoren bij het ISO 9001 traject? En waar plan je de taken? De compliancy? De voortgang, de risico's? Terechte vragen die vooraf gesteld en beantwoord moeten worden.
Hopelijk heb je wat aan deze tips. In onze blog vind je nog veel meer informatie, over de ISO 9001, maar ook over allerlei andere interessante onderwerpen. En mochten we je nou nieuwsgierig hebben gemaakt, dan hopen we natuurlijk wel dat je even contact met ons opneemt. We horen namelijk graag van je.
Dit artikel is onderdeel van een reeks over de ISO 9001, waarbij we per normelement de norm doorlopen. Via onderstaande links kun je de andere artikelen uit deze reeks lezen.