Normity

Een audit is een onafhankelijke, systematische beoordeling of een organisatie, proces, systeem of document voldoet aan vooraf gedefinieerde criteria — normen, wetgeving, interne richtlijnen of contractuele eisen. Audits zijn onderzoekend en niet-punitief: het doel is inzicht en verbetering, niet straffen.

De belangrijkste soorten zijn: 1st party audit (intern, door de eigen organisatie), 2nd party audit (door klant of opdrachtgever), 3rd party audit (door een onafhankelijke certificerende instelling). Daarnaast bestaan compliance-, financiële, IT- en operationele audits. Voor ISO-normen zijn interne audits en certificeringsaudits de meest voorkomende.

Een audit toetst of een proces of systeem werkt zoals bedoeld (systeemniveau). Een inspectie toetst of een product, installatie of situatie voldoet aan specificaties (objectniveau). Audits zijn breder en systematischer; inspecties zijn specifieker en smaller. In de praktijk vullen ze elkaar aan.

Een audit kent vier fasen: 1) voorbereiding (scope, criteria, documenten), 2) openingsgesprek en planning, 3) uitvoering (interviews, observaties, documentonderzoek, samplecontroles), 4) rapportage en opvolging (bevindingen, auditrapport, verbeteracties). De uitvoeringsfase vraagt meestal de meeste tijd.

Een bevinding is een geconstateerd feit tijdens de audit. Bevindingen kunnen positief zijn (sterk punt), neutraal (observatie) of negatief: een tekortkoming (minor nonconformity) of ernstige afwijking (major nonconformity). Majors vergen directe actie; minors leiden tot een correctieplan dat bij een hercontrole wordt beoordeeld.

Certificeringsaudits mogen alleen worden uitgevoerd door geaccrediteerde certificerende instellingen. In Nederland erkent de Raad voor Accreditatie (RvA) deze instellingen. Bekende namen zijn DEKRA, DNV, LRQA, Kiwa, TÜV Nederland en Bureau Veritas. Zij hanteren opleidingseisen voor auditoren (ISO 19011 en norm-specifieke kwalificaties).

Zorg dat documentatie actueel is, processen daadwerkelijk worden gevolgd, verbeteracties zijn afgerond, interne audits hebben plaatsgevonden en medewerkers weten wat ze doen. Oefen vragen die auditoren doorgaans stellen. De grootste fout: last-minute alles bij elkaar harken — auditoren zien dat direct.

ISO 19011 is de internationale richtlijn voor het auditen van managementsystemen. De norm beschrijft auditprincipes (integriteit, objectiviteit, professionalisme, vertrouwelijkheid), het auditproces (planning, uitvoering, rapportage) en competentie-eisen aan auditoren. ISO 19011 is vrijwillig, maar wordt breed toegepast door zowel interne als externe auditoren.